Datenschutzbestimmungen Leo-Lions-Service-Day 2026

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Ticketanfrage, dem Ticketverkauf und der Durchführung des Charity Dinners ist:

​​​​​​​Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V.
Vertreten durch den Vorstand
Kißmanns Berg 17 45359 Essen
E-Mail:  essen@leo-clubs.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.
 

2. Gegenstand dieser Datenschutzhinweise

​​​​​​​Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit

• der unverbindlichen Ticketanfrage über die Veranstaltungsseite,

• der Speicherung und dem Export der Ticketanfragen über die Leo-Lions-Plattform,

• der Erstellung und Übersendung eines Ticketangebots einschließlich Rechnung,

• dem Abschluss und der Durchführung des Ticketvertrags,

• dem Versand personalisierter Tickets,

• der Tisch- und Sitzplatzplanung,

• der Bewirtung im Rahmen des Charity Dinners am 23. Oktober 2026 ab 18:30 Uhr im Parkhaus Hügel, Freiherr-vom-Stein-Straße 209, 45133 Essen,

• der freiwilligen Mitteilung von Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen.

Für die allgemeine technische Nutzung der Veranstaltungsseite unter

https://essen-zollverein.leo-clubs.de/leo-lions-service-day

einschließlich der Verarbeitung von Server-Protokolldaten, Cookies und weiteren Website-Funktionen gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des Leo-Multi-Distrikts 111-Deutschland: https://essen-zollverein.leo-clubs.de/web/leo-essen-zollverein/datenschutz

Soweit Ticketkäufer Daten weiterer teilnehmender Personen übermitteln, erhalten wir diese Daten nicht unmittelbar von den jeweiligen teilnehmenden Personen, sondern über den Ticketkäufer. Die nachfolgenden Hinweise gelten daher sowohl für Ticketinteressenten und Ticketkäufer als auch für weitere Personen, die für die Veranstaltung angemeldet werden.

 

3. Kategorien personenbezogener Daten

3.1 Ticketanfrage und Ticketvertrag

Im Rahmen der unverbindlichen Ticketanfrage, des Ticketangebots und der anschließenden Vertragsabwicklung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten des Ticketinteressenten bzw. Ticketkäufers:

• Vor- und Nachname des Ticketinteressenten bzw. Ticketkäufers,

• Rechnungsanschrift,

• E-Mail-Adresse,

• Anzahl der gewünschten bzw. erworbenen Tickets,

• Auswahl des Hauptgangs,

• Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Zahlungsfrist und Zahlungsstatus,

• gegebenenfalls Zahlungsdaten, soweit diese aus dem Überweisungsvorgang ersichtlich sind,

• Kommunikation im Zusammenhang mit Ticketanfrage, Ticketangebot, Zahlung, Ticketversand und Veranstaltung,

Soweit der Ticketkäufer weitere teilnehmende Personen anmeldet, verarbeiten wir außerdem:

• Vor- und Nachnamen der angemeldeten teilnehmenden Personen,

• Auswahl des Hauptgangs je teilnehmender Person,

• Angaben zu einer Ersatzperson, soweit ein personalisiertes Ticket übertragen wird.

 

3.2 Veranstaltungsorganisation

Zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung verarbeiten wir insbesondere:

• Vor- und Nachnamen der teilnehmenden Personen,

• Tisch- und Sitzplatzzuordnung,

• Auswahl des Hauptgangs,

• Status des Ticketkaufs bzw. der Zahlung,

• gegebenenfalls Informationen zur Übertragung eines Tickets auf eine Ersatzperson.

 

3.3 Freiwillige Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten

Teilnehmende Personen können nach Vertragsschluss freiwillig Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen mitteilen.

Diese Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen. Sie werden ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung der jeweils betroffenen Person verarbeitet. Bei minderjährigen teilnehmenden Personen kann die Einwilligung durch die Sorgeberechtigten erklärt werden, soweit dies erforderlich ist.

Die Mitteilung solcher Angaben ist freiwillig und keine Voraussetzung für den Erwerb oder die Nutzung eines Tickets.

 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1Bearbeitung unverbindlicher Ticketanfragen

Wir verarbeiten die Angaben aus der Ticketanfrage, um die Verfügbarkeit der angefragten Tickets zu prüfen und gegebenenfalls ein verbindliches und befristetes Ticketangebot einschließlich Rechnung zu erstellen und per E-Mail zu übermitteln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b[LH1] [LH2]  DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person.

 

4.2 Durchführung des Ticketvertrags

Nach Übersendung des verbindlichen und befristeten Ticketangebots einschließlich Rechnung verarbeiten wir die erforderlichen Daten des Ticketinteressenten bzw. Ticketkäufers, soweit dies erforderlich ist, um den Eingang des Rechnungsbetrages zu prüfen und der jeweiligen Ticketanfrage bzw. Rechnung zuzuordnen.

Mit vollständigem und fristgerechtem Eingang des in der Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrages auf dem Konto des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V. nimmt der Ticketkäufer das Ticketangebot an; der Ticketvertrag kommt zustande.

Nach Vertragsschluss verarbeiten wir die erforderlichen Daten des Ticketkäufers insbesondere zur Bestätigung des Zahlungseingangs, zur Kommunikation, zum Versand personalisierter Tickets sowie zur Durchführung des Ticketvertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. B  DSGVO.

 

4.3 Organisation und Durchführung der Veranstaltung

Wir verarbeiten die Namen der teilnehmenden Personen, die Auswahl des Hauptgangs sowie Tisch- und Sitzplatzzuordnungen, um einen geordneten Einlass, die Platzierung der Gäste, die Ausgabe des Menüs und die Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen.

Soweit die Verarbeitung Daten des Ticketkäufers betrifft und zur Durchführung des Ticketvertrags erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO

Soweit wir Daten weiterer teilnehmender Personen verarbeiten, die nicht selbst Ticketkäufer sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer geordneten, sicheren und sachgerechten Planung und Durchführung der Veranstaltung, insbesondere in der Personalisierung der Tickets, der Zutrittskontrolle, der Sitzplanung und der zutreffenden Ausgabe des jeweils gewählten Hauptgangs.

Die Verarbeitung beschränkt sich auf die Daten, die hierfür erforderlich sind. Eine Nutzung der Daten zu Werbe- oder sonstigen, nicht mit der Veranstaltung zusammenhängenden Zwecken erfolgt nicht.

                                  

4.4 Rechnungslegung und steuerliche Pflichten

Wir verarbeiten Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsdaten, um gesetzliche steuer- und handelsrechtliche Pflichten zu erfüllen sowie die Einnahmen aus dem Ticketverkauf ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

 

4.5 Allergien, Unverträglichkeiten und besondere Ernährungsanforderungen

Wir verarbeiten freiwillig mitgeteilte Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen ausschließlich, um dem Restaurant die Prüfung zu ermöglichen, ob und inwieweit diese bei der Bewirtung berücksichtigt werden können.

Rechtsgrundlage ist die gesonderte ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann per E-Mail an essen@leo-clubs.de gerichtet werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Ein Widerruf kann dazu führen, dass eine Berücksichtigung der Angaben bei der Bewirtung nicht mehr geprüft oder ermöglicht werden kann.

 

5. Empfänger personenbezogener Daten

5.1 Berechtigte Mitglieder des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V.

Innerhalb des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e. V. erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Bearbeitung von Ticketanfragen, Erstellung von Ticketangeboten, Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung, Veranstaltungsorganisation oder Durchführung des Charity Dinners benötigen.

Die technische und organisatorische Bearbeitung der Ticketanfragen erfolgt durch hierzu berechtigte Mitglieder des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V., die für den Verein tätig werden. Diese Personen erhalten nur Zugriff auf die Daten, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen. Sie sind zur vertraulichen Behandlung personenbezogener Daten verpflichtet.

 

5.2 Leo-Lions-Plattform

Die Ticketanfrage wird über ein Online-Formular auf der Veranstaltungsseite übermittelt. Die im Formular eingegebenen Daten werden zunächst auf einem Server der Leo-Lions-Plattform gespeichert.

Berechtigte Mitglieder des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e. V. exportieren die Ticketanfragen aus der Plattform und speichern die Daten anschließend, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Erstellung eines Ticketangebots und die weitere Durchführung des Ticketverkaufs erforderlich ist.

Die Online-Speicherung dient der technischen Entgegennahme, Bereitstellung und dem Export der Ticketanfragen.

 

5.3 Restaurant

Für die Bewirtung und Tischorganisation übermitteln wir erforderliche Daten an:

Hubert Imhoff GmbH

Parkhaus Hügel

Freiherr-vom-Stein-Straße 209

45133 Essen

Das Restaurant verarbeitet die ihm übermittelten Daten zur Organisation und Durchführung der Bewirtung im Rahmen der Veranstaltung.

Wir übermitteln dem Restaurant ausschließlich Daten, die für die Bewirtung und die Tischorganisation erforderlich sind. Dies sind insbesondere:

• Vor- und Nachnamen der teilnehmenden Personen,

• Tisch- und Sitzplatzzuordnung,

• Auswahl des Hauptgangs,

• bei wirksamer ausdrücklicher Einwilligung gegebenenfalls Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen.

Rechnungsanschriften, E-Mail-Adressen, Zahlungsinformationen und sonstige Kontaktdaten der Ticketkäufer werden dem Restaurant nicht übermittelt.

 

5.4 Helfende Personen am Veranstaltungsabend

Helfende Personen am Veranstaltungsabend erhalten nur die Daten, die für Einlass, Platzierung und Ausgabe des Menüs erforderlich sind. Dies sind grundsätzlich Name, Tisch- bzw. Sitzplatzzuordnung und gewählte Hauptgangkategorie.

Konkrete Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen werden nicht allgemein an Helfende weitergegeben. Soweit im Einzelfall eine besondere Menüausgabe zu organisieren ist, wird der Zugriff auf einzelne ausdrücklich hierzu berechtigte Personen beschränkt.

 

5.5 E-Mail- und IT-Dienstleister

Zur Kommunikation, insbesondere zur Übersendung von Ticketangeboten, Rechnungen, personalisierten Tickets und organisatorischen Informationen, nutzen die zuständigen Vereinsmitglieder E-Mail-Postfächer. Dabei können technische Dienstleister der eingesetzten E-Mail-Dienste personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung ihrer Dienste verarbeiten.

Die für die Veranstaltungsorganisation benötigten Daten werden in einer lokalen Veranstaltungsdatei auf einem abgesicherten Laptop gespeichert. Zugriff erhalten nur die hierfür berechtigten Mitglieder des Organisationsteams.

 

6. Übermittlung in Drittstaaten

Eine gezielte Übermittlung personenbezogener Daten durch den Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V. an Stellen außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen.

Bei der Nutzung der Leo-Lions-Plattform, einzelner E-Mail-Dienste oder sonstiger IT-Dienste kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort aus abgerufen werden.

 

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

 

7.1 Speicherung auf der Leo-Lions-Plattform

Die Ticketanfrage wird zunächst auf der Leo-Lions-Plattform gespeichert und von dort durch berechtigte Mitglieder des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e. V. exportiert.

Nach erfolgreichem Export und Sicherung der für die Bearbeitung erforderlichen Daten werden die Ticketanfrage und gegebenenfalls vorhandene Exportdateien auf der Leo-Lions-Plattform unverzüglich gelöscht, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach dem Export.

 

7.2 Ticketanfragen ohne Vertragsschluss

Daten aus Ticketanfragen, die nicht zu einem Ticketvertrag führen, werden spätestens drei Monate nach abschließender Bearbeitung der Anfrage gelöscht, sofern keine weitere Speicherung zur Bearbeitung eines offenen Vorgangs erforderlich ist.

 

7.3 Ticket-, Vertrags- und Veranstaltungsdaten

Daten aus Ticketangeboten, Ticketverträgen, Ticketversand und Veranstaltungsorganisation speichern wir grundsätzlich bis zum Ablauf des 31. Dezember 2029 gespeichert. Die Speicherung erfolgt zur Bearbeitung möglicher Rückfragen sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Tischpläne, Sitzplatzlisten und Menülisten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine konkrete rechtliche Auseinandersetzung oder sonstige Nachweispflicht eine längere Speicherdauer erfordert.

Soweit einzelne Daten zugleich Bestandteil steuerlich oder handelsrechtlich aufzubewahrender Unterlagen sind, richtet sich deren Speicherdauer ausschließlich nach Ziffer 7.4.

 

7.4 Rechnungs- und Zahlungsunterlagen

Rechnungen, Zahlungsnachweise, Kontoauszüge, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen speichern wir für die Dauer der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.

Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für eine Speicherung besteht.

 

7.5 Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten

Freiwillig mitgeteilte Allergie-, Unverträglichkeits- und sonstige Gesundheitsangaben werden nach der Veranstaltung unverzüglich gelöscht, spätestens bis zum 31. Oktober 2026.

Die Dokumentation einer erteilten oder widerrufenen Einwilligung wird auf das erforderliche Mindestmaß beschränkt und bis zum Ablauf des 31. Dezember 2029 gespeichert, soweit dies zum Nachweis der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit erforderlich ist.

 

8. Herkunft der Daten

Die Daten des Ticketinteressenten bzw. Ticketkäufers erhalten wir grundsätzlich unmittelbar von diesem über das Ticketanfrageformular auf der Veranstaltungsseite.

Die Daten werden zunächst auf der Leo-Lions-Plattform gespeichert und von berechtigten Mitgliedern des Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V. zur Bearbeitung der Ticketanfrage exportiert.

Daten weiterer teilnehmender Personen, insbesondere Namen und Hauptgangauswahl, erhalten wir in der Regel über den Ticketkäufer.

Der Ticketkäufer bestätigt bei Übermittlung dieser Daten, dass er die von ihm angemeldeten teilnehmenden Personen vor der Übermittlung ihrer Daten an den Hilfswerk Leo-Club Essen Zollverein e.V. über diese Datenschutzhinweise informiert und ihnen diese Datenschutzhinweise weitergegeben hat.

Die Datenschutzhinweise sind auf der Veranstaltungsseite abrufbar, im Ticketanfrageformular verlinkt und werden dem Ticketkäufer zusätzlich zusammen mit dem Ticketangebot als PDF übersandt. Sie sind zudem der E-Mail mit den personalisierten Tickets beigefügt.

Freiwillige Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen sollen unmittelbar durch die betroffene teilnehmende Person mitgeteilt werden. Bei minderjährigen Personen kann die Mitteilung durch die Sorgeberechtigten erfolgen.

 

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung von Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, gewähltem Hauptgang und gewünschter Ticketanzahl durch den Ticketinteressenten ist erforderlich, um eine Ticketanfrage zu bearbeiten, ein Ticketangebot einschließlich Rechnung zu erstellen, einen Ticketvertrag durchzuführen, Zahlungen zuzuordnen und personalisierte Tickets zu versenden.

Die Bereitstellung der Namen weiterer teilnehmender Personen und der jeweiligen Wahl des Hauptgangs ist erforderlich, um eine Ticketanfrage bearbeiten, ein Ticketangebot erstellen, den Ticketvertrag durchführen, die Zahlung zuordnen, personalisierte Tickets versenden und die Teilnahme an der Veranstaltung organisieren zu können.

Ohne diese Angaben kann eine Ticketanfrage gegebenenfalls nicht bearbeitet oder ein Ticketvertrag nicht durchgeführt oder die Teilnahme an der Veranstaltung nicht sachgerecht organisiert werden.

Die Mitteilung von Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen medizinisch bedingten Ernährungsanforderungen ist freiwillig. Bei einer Nichtmitteilung wird das bei der Ticketanfrage ausgewählte Standardmenü angeboten.

 

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

 

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht,

• Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten zu verlangen, Art. 15 DSGVO;

• die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen, Art. 16 DSGVO;

• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 17 DSGVO;

• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, Art. 18 DSGVO;

• die Herausgabe der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen, Art. 20 DSGVO;

• einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, Art. 21 DSGVO;

• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO;

• sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung dieser Rechte kann die betroffene Person sich an folgende E-Mail-Adresse wenden: essen@leo-clubs.de

 

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4

40213 Düsseldorf

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Internet: www.ldi.nrw.de